Meer weten over werken en leren in zorg en welzijn in Flevoland?

Bel
088 0182 888
Of stuur ons een bericht
Geplaatst op: 09-09-2019Naar overzicht

‘Aan alles voelde ik: allemáál willen we dit anders’09 sep 2019

Hoe taai het thema ook, Henrieke van Diermen (coach en programmaleider Leren en Ontwikkelen bij Spirit Jeugdhulp) zal altijd zoeken naar een gaatje voor verbetering. Zoals ze deed in november vorig jaar, toen ze via een mail aan VWS de verantwoordingslast van SectorplanPlus (SPP) aankaartte. Via een weg van verbinden, vertrouwen en doorzetten, stond ze zo aan de wieg van de tweedaagse Anders & Slimmer Verantwoorden*.

Van een mail aan VWS tot een drukbezochte tweedaagse over ‘Anders & Slimmer Verantwoorden’: dat is nogal een stap. Had je die kunnen voorzien?
‘Allerminst! Maar ik weet nog goed wat me dreef toen ik onze bestuurder sprak. Bij Spirit waren we eerst zo blij met SectorplanPlus, we zagen het echt als een kans voor de ontwikkeling van onze medewerkers. Ons doel is om het leren voor onze medewerkers zo dicht mogelijk bij hun praktijk te organiseren en te faciliteren, op basis van hun leerbehoefte en ter versterking van hun vakmanschap; we hebben dus een andere visie op opleiden dan de traditionele. Maar zo enthousiast als we waren over SPP, steeds meer realiseerden we ons hoeveel verantwoordingsrompslomp we ons ermee op de hals hadden gehaald: de verantwoording vraagt zoveel tijd en energie, dat het per saldo weinig oplevert. Dat stond haaks op onze visie. Ik zat daarmee steeds meer in mijn maag, en dacht: “dit kan toch niet de bedoeling zijn?”. Ondanks diverse pogingen om hier verandering in aan te brengen, motiveerde mijn bestuurder mij het nogmaals aan te kaarten. Mijn punten van zorg stuurde ze door naar een verantwoordelijke op het ministerie van VWS, en zo is de bal gaan rollen: na een maand of twee kreeg ik van VWS een uitnodiging voor een gesprek, waar ook een stuk of tien andere betrokkenen uit het veld bij aanschoven. In die bijeenkomst merkte ik hoe serieus VWS onze ervaringen nam, dat was bemoedigend. Tegelijk luisterde ik ook naar het verhaal van het ministerie, realiseerde me weer eens goed hoe ingewikkeld het is om aan zoveel verschillende partijen in het land een dergelijke subsidie te verlenen. Ook werd er erkend dat juist bij het deel waarop wij SPP hadden aangevraagd, namelijk maatwerktrajecten, de verantwoordingslast onevenredig hoog was.’

Wat leverde de kennismaking op?
‘We gingen uiteen met een uitnodiging om naar manieren te zoeken om de verantwoording van maatwerk te verbeteren. Daarmee gaf VWS ons duidelijk de ruimte om gezamenlijk te bedenken hoe het binnen de huidige SPP-regeling anders zou kunnen. Ik besloot contact op te nemen met Jan Smit van Broosz. Ik ken hem van diverse ontwikkeltrajecten, weet hoe hij met zijn bureau organisaties inspireert en begeleidt om in gezamenlijkheid te veranderen, en legde hem voor: “Hoe kunnen we iets organiseren waarbij we én op korte termijn verbeteren én in toekomstige subsidies een impuls geven aan ‘anders verantwoorden’? Hij hielp me tot een voorstel te komen op één A4. Dat hebben we rondgestuurd. En het mooie was: naast het oorspronkelijke gezelschap rond VWS, haakten daar steeds meer partijen op aan.’

Onder het mom van: samen sta je sterker?
‘En vanwege de urgentie: “we gaan het doen, want dit is belangrijk”. Aan alles voelde ik: allemáál willen we dit anders. Niet alleen wij uit het veld, zoals de verantwoordelijken bij de samenwerkingsverbanden, controllers, projectleiders en administratiespecialisten, maar óók de VWS-ambtenaren en accountants. Iedereen is er bij gebaat dat het geld zo efficiënt mogelijk op de goede plekken terecht komt. Zodat het benut wordt waar het voor bedoeld is. En dit is echt niet de enige subsidie waarbij men frustratie ervaart. Maar daarvoor moeten we wel, met elkaar, een ander denkkader ontwikkelen, en daar niet mee wachten. Zo is het idee voor een tweedaagse ontstaan, nog voor de zomer. Dat dat is gelukt, vind ik bijzonder. Het vereiste dat betrokkenen op korte termijn hun agenda vrijmaakten, en dat deden zij ook.’

Hoe heb je die twee dagen in juni ervaren, met alle ‘bloedgroepen’ bij elkaar?
‘Al in de aanloop merkte ik hoe lastig het is om elkaars taal te begrijpen, zeker als het onderwerp zo complex is als SPP. Een accountant of ambtenaar spreekt en denkt toch echt anders dan een projectleider, administratieve specialist of ICT’er in de zorg, om maar een voorbeeld te noemen. Maar de eerste ochtend bevestigde al wat ik zo hoopte: alle betrokkenen spraken hun wil uit om elkaar te vinden, vanwege het hogere, gemeenschappelijke doel. Iedereen erkende: “zoals het nu gaat, kan het niet de bedoeling zijn; het moet echt anders, en we willen samen zoeken hoe”. Die start gaf echt lucht en hoop. Dat is de basis van verandering: een gedeelde wens en de wil het te veranderen’

In taskforces hebben jullie je gebogen over SPP-veranderingen op de korte, langere en lange termijn. Met welke resultaten gingen jullie naar huis?
‘Binnen twee dagen hebben we een aantal oplossingsrichtingen gevonden; die worden nu verder onderzocht en uitgewerkt. De verwachting is dat het gaat lukken om de verantwoording straks flink te vereenvoudigen. De grote winst zit ‘m verder wat mij betreft vooral in de open en eerlijke gesprekken die we gevoerd hebben over de bedoeling van de regeling, en de rol die vertrouwen speelt bij de verantwoording. En: dat we allemaal zo “geraakt” zijn dat we, vanuit onze eigen posities en samen, verdere stappen willen zetten. Daarin zijn we tijdens de tweedaagse zeker verder gekomen. De verwachting is dat we binnen drie maanden een aantal regels kunnen aanpassen die de administratieve last op de korte termijn verlagen. Dat zou een enorme vooruitgang zijn, maar daarmee zijn we nog niet klaar.’

Wat is er nog meer nodig?
‘Om het écht anders te doen en ook bij nieuwe regelingen anders te verantwoorden, is er fundamentele vernieuwing nodig. En daarvoor moet je met elkaar durven te experimenteren - samen, in dialoog en op basis van vertrouwen. Natuurlijk is het zaak om bewust misbruik aan te pakken, maar het is zonde als dat het uitgangspunt is bij de wijze waarop je laat verantwoorden. Daar pleit ik voor: dat we wat we doen verantwoorden op basis van vertrouwen. En niet alleen met cijfers, maar juist door het delen van verhalen, van zowel de medewerkers als van de cliënten. Zou het niet fantastisch zijn als we daar, met deze tweedaagse als bijdrage, op afkoersen? En zo “lerend” gaan verantwoorden?’


*Tijdens de Tweedaagse ‘Anders & Slimmer Verantwoorden SectorplanPlus’ (een initiatief van SIGRA, RegioCoöp en het ministerie van VWS, begeleid door Broosz), half juni in Amersfoort, kwam een groep van veertig betrokkenen uit de zorg-, ministerie- en accountancyhoek samen, om te zoeken naar wegen die leiden naar ‘minder administratieve lasten, meer vertrouwen en meer verantwoorden op gezond verstand’.